Rédiger un CV de secrétaire : conseils et exemples !

La secrétaire est souvent le premier point de contact des entreprises, des administrations et des cabinets. Elle gère les appels téléphoniques et accueille les visiteurs et clients en personne tout en s'occupant de diverses tâches administratives.

Pour être secrétaire, vous devez non seulement posséder des compétences techniques, mais aussi un grand sens de l'organisation et des compétences relationnelles.

Il est donc important que vous ayez en votre possession un bon CV qui fasse ressortir les qualités citées précédemment et qui vous aidera à vous démarquer de la concurrence et à obtenir l'emploi que vous souhaitez.

Dans cet article, nous allons voir comment rédiger un CV de secrétaire de qualité. Nous vous donnerons des astuces et des conseils sur ce que vous devez inclure dans votre CV et sur la manière de le présenter. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de rédiger un bon CV de secrétaire, poursuivez votre lecture !

Créer un CV professionnel

Commencez par rédiger un paragraphe d'accroche efficace

Cette section du CV qui s'apparente à un résumé de votre profil doit être accrocheuse et brève, et donner un aperçu de vos compétences, de votre expérience et de vos qualités. L'objectif est de susciter la curiosité du recruteur et de le rassurer sur le fait que votre profil correspond au poste en question afin qu'il souhaite poursuivre la lecture de votre CV.

Il ne faut donc surtout pas négliger cette partie. Voici un exemple de paragraphe d'accroche pour un CV de secrétaire :

"Secrétaire administrative dynamique et polyvalente bénéficiant de plus de 6 années d'expérience dans différents secteurs et tailles d'entreprises. Je suis compétente dans l'accueil des clients, la rédaction de documents administratifs et la gestion de la facturation. Je possède également d'excellente aptitude à la communication et à la gestion du temps, et je sais facilement m'intégrer dans une équipe en place afin d'être opérationnelle très rapidement !"

Présentez votre expérience professionnelle

Lorsque vous rédigez votre CV, il est important d'inclure des informations sur vos expériences professionnelles d'une manière à la fois claire et concise. Une solution consiste à énumérer vos expériences par ordre chronologique, en commençant par votre poste le plus récent.

Une autre option consiste à regrouper vos expériences par thème, plutôt que par date. Par exemple, si vous avez beaucoup travaillé en tant que secrétaire, vous pouvez créer une section sur votre CV intitulée "Administration de bureau" et énumérer toutes vos expériences pertinentes sous ce titre.

Quelle que soit l'approche que vous choisissez, l'important est de veiller à ce que votre CV présente vos expériences professionnelles d'une manière facile à comprendre pour les employeurs potentiels.

Cette section doit donc inclure tous les titres de postes pertinents, les noms des employeurs et les dates d'emploi. Toutefois, il ne suffit pas d'énumérer vos antécédents professionnels. Vous devez également fournir une brève description de vos tâches et responsabilités au sein de chaque poste. Les employeurs potentiels auront ainsi une meilleure idée de vos qualifications et de la façon dont ils peuvent en faire bénéficier leur organisation.

Lorsque vous énumérez vos expériences professionnelles dans votre CV, veillez à inclure autant d'informations pertinentes que possible pour augmenter vos chances de décrocher le poste.

Pour en apprendre davantage sur le sujet, découvrez notre article : Comment mettre en valeur votre expérience professionnelle dans votre CV ?

Exemples de tâches et responsabilités en tant que secrétaire :

• Accueil téléphone et physique des clients
• Organisation de réunion et séminaires
• Soutien organisationnelle : préparation de comptes rendus de réunions
• Saisie de données dans le logiciel interne
• Gestion des facturations (+200 salariés)

Indiquez vos études et formations

En termes d'éducation, les postes de secrétaire exigent généralement au moins un diplôme issu d'études secondaires, bien que certains employeurs puissent privilégier des candidats ayant fait des études supérieures.

Si vous avez plusieurs années d'expérience dans votre domaine, vous n'aurez peut-être pas besoin d'inclure toute votre formation dans votre CV, ou du moins cela aura peu d'importance aux yeux des recruteurs.

Toutefois, si vous débutez ou si vous avez récemment changé de carrière, il est important de donner aux employeurs potentiels une idée précise de vos qualifications. En énumérant vos études et formations pertinentes par rapport au poste de secrétaire (Bac Pro secrétariat, BTS Support à l’action managériale, Licence Pro gestion des organisations, etc.), et en détaillant les matières étudiées, vous leur donnerez une meilleure idée de vos compétences.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à parcourir l’article suivant : Valoriser vos formations et vos diplômes sur votre CV : nos conseils de pro !

Mentionnez vos compétences et vos points forts

Votre CV est l'un des outils les plus importants dont vous disposez lorsque vous cherchez un nouvel emploi. C'est votre première chance de faire bonne impression sur un employeur potentiel, et il doit être clair, concis et exempt d'erreurs.

En plus d'énumérer votre expérience professionnelle et votre formation, votre CV doit également mettre en évidence vos compétences et vos points forts. Cela peut contribuer à vous distinguer des autres candidats et à démontrer pourquoi vous êtes la meilleure personne pour le poste. Lorsque vous incluez des compétences dans votre CV, veillez à vous concentrer sur celles qui sont pertinentes pour le poste auquel vous postulez.

Par exemple, si vous postulez pour un emploi de secrétaire, mettre l'accent sur les compétences organisationnelles et de communication est une bonne idée. Le fait d'inclure un mélange de compétences techniques (telles que les compétences informatiques) et de compétences non techniques (telles que les compétences interpersonnelles) contribuera à donner une image complète de qui vous êtes en tant que professionnel. En fin de compte, votre objectif est de créer un CV qui reflète fidèlement vos compétences et vos expériences et vous aide à vous démarquer de la concurrence.

Les candidat(e)s à un poste de secrétaire doivent démontrer une capacité à gérer efficacement le courrier entrant et sortant, à organiser des réunions et des événements, et à gérer les appels téléphoniques. Ils doivent également valoriser leurs aptitudes en matière de traitement de texte, de présentation type PowerPoint et de feuille de calcul type Excel. En outre, les CV des secrétaires doivent montrer une bonne maîtrise de la langue française, ainsi qu'une solide connaissance des outils informatiques courants.

Assurez-vous d'inclure des exemples précis de situations où vous avez utilisé vos compétences avec succès. En mettant en valeur vos compétences et vos points forts dans votre CV, vous augmentez vos chances de décrocher l'emploi de vos rêves.

Pour en savoir plus sur la manière de valoriser vos compétences, découvrez notre article : Quelles compétences présenter sur votre CV et comment les mettre en avant ?

Exemples des compétences techniques appréciées pour un poste de secrétaire :

• Prise de note et rédaction de documents
• Gestion administrative
• Organisation, rigueur et esprit de synthèse
• Excellent sens du contact et de l’écoute
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Suite)
• Aisance relationnelle avec les clients, les fournisseurs et la hiérarchie
• Qualités rédactionnelles (bon niveau d’orthographe)
• Prise de note rapide et rédaction de comptes-rendus
• Gestion des priorités
• Excellente présentation
• Organisation et planification des réunions

Exemples des compétences interpersonnelles recherchées pour un poste de secrétaire :

• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation
• Résistance au stress
• Diplomatie
• Sens du service
• Qualité d’écoute
• Rigueur et méthode

Bon à savoir : la maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères peut être un réel avantage pour les organisations ou entreprises à envergure internationale !

Créer un CV professionnel

CV de secrétaire exemple

Modèle Edinburgh

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Relisez votre CV

Lorsque vous cherchez un emploi, il est important de faire bonne impression avec votre CV. La mise en page du CV doit être soignée, et les détails doivent être précis. Les erreurs typographiques et les fautes d'orthographe peuvent faire pencher la balance en votre défaveur, et cela est d'autant plus vrai pour un poste de secrétaire. Alors prenez le temps de vérifier plusieurs fois votre CV avant de l'envoyer, quitte à le faire relire par des amis ou votre famille.

De la même façon, assurez-vous que toutes les informations importantes sont incluses, comme vos coordonnées, votre parcours professionnel, votre formation. La forme du CV a également une grande importance pour faire une bonne première impression, alors n'hésitez pas à utiliser un de nos modèles de CV pour une mise en page moderne et professionnelle !

Conclusion

Maintenant que vous avez toutes les clés en main pour rédiger un bon CV de secrétaire, il est temps de commencer à créer le vôtre. L'utilisation de notre outil CVBuilder vous aidera à organiser vos informations afin que les employeurs potentiels puissent voir vos qualifications en un coup d'œil.

De plus, grâce à nos conseils intégrés, vous pouvez être sûr que votre CV aura un aspect professionnel et soigné, ce qui est essentiel sur le marché du travail compétitif d'aujourd'hui. Alors n'attendez plus, créez votre CV de secrétaire dès maintenant !